İş Seyahati Harcamalarının Farklı Türleri Nelerdir?
İstatistikler, iş seyahati pazarının 2027 yılına kadar 829,5 milyara ulaşacağını gösteriyor. Sonuç olarak, şirketler iş seyahati harcamalarını yönetmek için çaba harcıyor. Bazı şirketler kağıtlar ve elektronik tablolarla ilgili manuel süreçleri kullanırken, bazı gelişmiş şirketler İş Seyahati Harcama yönetimi için otomatik sistemler, araçlar ve yazılımlar kullanır.
Bu yazıda size “İş Seyahati Harcamaları” hakkında bilmeniz gereken her şeyi anlatacağım, bu yüzden bu makaleyi baştan sona dikkatlice okuyun.
İş Seyahati Masrafı Nedir?
Çalışanların iş seyahatleri sırasında yaşadıkları harcamalar, iş seyahati masrafları olarak bilinir . Bazen çalışanlar, müşteriyle etkileşimde bulunmak, farklı ulusal veya uluslararası etkinliklerde işi tanıtmak ve diğer birçok ticari amaç için iş seyahatlerine çıkarlar. Bir kuruluş adına iş seyahati için harcadıkları paraya iş seyahati gideri denir. Bu tür masraflar geri ödeme için talep edilebilir, bu nedenle işçiler iş gezilerini tamamladıktan sonra geri ödeme talebinde bulunurlar. Masraf, bölgeden bölgeye değişir ve orada kalmanız gereken günlere bağlıdır.
Talep edilebilir iş seyahati harcamalarının türleri nelerdir?
İş seyahati ödülleri organizasyona bağlı olarak farklılık gösterebilir. Temel iş seyahati harcama türlerinden bazıları burada belirtilmiştir:
Seyahat Harcamaları
Seyahatle ilgili tüm masraflar, seyahat masrafı kategorisine girer. Otobüs, uçak, tren ve taksi ücretleri gibi giderler seyahat giderlerine dahildir. Bu seyahat masrafları geri ödeme için talep edilebilir.
Gıda Harcamaları
Çalışanlar seyahat sırasında yiyeceğe ihtiyaç duyarlar veya onlarla etkileşimi geliştirmek için müşterilerle oturmaya başlarlar. Bu nedenle şirketler adına iş seyahatleri sırasında yiyecek harcamaları yaparlar. Bu tür giderler iş seyahati giderlerine de dahildir. İşçiler ayrıca bu masrafları geri ödeme için talep edebilirler.
İş Tanıtımı ve Nakliye Harcamaları
İşçiler, dünyanın farklı yerlerinde işlerini tanıtmak için seyahat ediyor. Promosyonun posterlere ve diğer bazı pazarlama veya reklam malzemelerine ihtiyacı vardır. İşçiler ayrıca iş için promosyon malzemesi satın almak için masraf yaparlar. İşçiler ayrıca geri ödeme için bu tür masrafları talep ederler.
Otel Konaklama Harcamaları
İşçiler, iş amaçlı seyahat ettiklerinde otellerde konaklamak zorunda kalıyorlar ve bir otel konaklaması için şirketler adına harcama yapıyorlar. Bu nedenle otel konaklamaları da iş seyahati harcamaları kategorisine girmektedir. Bu nedenle işçiler tazminat talebinde bulunabilirler.
Yakıt kullanımı veya kilometre takibi
Yakıt kullanımı da iş seyahati giderleri kategorisine giriyor. Otoyol ücretleri ve otopark ücretleri de iş seyahati masraflarına dahildir. Şirketler, kilometreleri takip etmek ve işçilerin yakıt tüketim masraflarını karşılamak için otomatik kilometre izleme sistemlerini kullanır.
Müşterilerle İletişim ve Etkileşim
Çalışanlar, müşterilerle etkileşimlerini geliştirmek için hediyeler ve kartlar satın alabilir. Ayrıca, müşteri etkileşimini artırmak için etkinlikler ayarlayabilir ve müşteriler adına bu tür harcamalar için harcama yapabilirler. Bu tür masraflar iş seyahati masraflarına da düşebilir.
Diğer İş ve Seyahat Giderleri
Çamaşırhane ve kuru temizleme de bazı iş seyahati masraflarıdır. İşçiler, bu giderlere ilişkin makbuzları göstererek bu giderlerin geri ödenmesini talep edebilirler.
İş seyahati giderleri yönetimi süreci nedir?
İş Seyahati Giderlerinin Takibi ve Kaydedilmesi
İlk olarak, şirketler geri ödeme için iş seyahati masraflarını takip etmeli ve kaydetmelidir. Bazı şirketler iş seyahati masraflarını izlemek ve kaydetmek için fiziksel sistemler kullanır, ancak bazıları maliyetleri izlemek ve kaydetmek için otomatik sistemler, araçlar, bilgisayar programları ve yazılımlar kullanır. Otomatik sistemler verimliyken manuel sistemler zaman takibidir.
İş Seyahati Gider Yönetimi
Şirketler, İş Seyahati harcama verilerini takip edip kaydettikten sonra bunları yönetmeye çalışır. Seyahat yönetimi yazılımı gibi otomatik sistemler bu amaç için en iyisidir. Seyahat harcamalarınızı verimli bir şekilde yönetmek için “Happay Seyahat Yönetim Yazılımı”nı kullanabilirsiniz.
Çalışanlara politikalar hakkında bilgi verin
Bazı şirketler seyahat veya masraf yönetimi için politikalar belirler. Çalışanlar, bir şirketin belirlediği politikaları bilmeli ve bunlara uymalıdır.
Doğru harcama işlemini yapın
Verimli bir gider süreci, giderleri verimli bir şekilde yönetmede en önemli olanıdır.
Gider raporunu düzenleme
Harcama görünürlüğünü artırmak ve herhangi bir geri ödeme süreci sorununu önlemek için bir gider raporu için bir yapı veya sistem belirleyin.
İş seyahati giderinin hesaplanması
Geri ödeme için şirketlerin giderleri hesaplaması gerekir. Bu amaçla, çalışanlar tarafından gider raporunu kullanarak giderleri doğru bir şekilde kaydederler ve daha sonra bunları daha sonra işlerler.
Geri ödeme
Şirketler her şeyi yaptıktan sonra işçilere geri ödeme yapıyor.
